અસરકારક ફોન ટ્રી બનાવવી સિસ્ટમ સેટ કરતી વખતે, તમારા ગ્રાહકો તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરશે તે જાણવું મહત્વપૂર્ણ છે.
તમે તમારા ભૂતકાળના અનુભવ/કોલ મોનિટરિંગ કવાયતમાંથી આમાંનું થોડું જ્ઞાન મેળવી શકો.
છો અને લોકો IVR/ઓટોમેટેડ મેનુઓ સાથે કેવી રીતે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરવાનું પસં.
કરે છે તેની આસપાસના પુષ્કળ સામાન્ય સંશોધનો પણ છે. કેટલીક સેવાઓ તમને તમારા ફોન ટ્રી (અથવા કૉલ ફ્લો) ને મેપ કરવામાં મદદ કરવા માટે વિઝ્યુઅલ એડિટર ઑફર કરે છે પરંતુ જો તમારા.
પ્રદાતા પાસે આ ન હોય, તો તમે ચાર્ટ બનાવવા માટે પાવરપોઈન્ટ અથવા વિઝિયો જેવા સૉફ્ટવેર સરળતાથી કરી શકો છો.
તમે શક્ય તેટલા પાયાને આવરી લો તેની ખાતરી
કરવા માટે તમે તમારા સેટઅપને વિશાળ શ્રેણીના દૃશ્યો સાથે ચકાસવા માંગો છો. ઉદાહરણ તરીકે, જો કોઈ કોલરને એવું ન લાગે કે પ્રી-પ્રોગ્રામ કરેલ વિકલ્પોમાંથી કોઈપણ યોગ્ય છે? શું તેઓ ડિફૉલ્ટ રૂપે ઑપરેટર સુધી પહોંચે છે અથવા જો કોઈ બટન દબાવવામાં ન આવે/શબ્દો બોલવામાં ન આવે તો અમુક વિકલ્પોનું પુનરાવર્તન કરવામાં આવે છે? અને જો કોઈ પ્રમાણભૂત કલાકની બહાર કૉલ કરે તો શું? શું તેઓને વૉઇસમેઇલ દ્વારા મોકલવામાં આવે છે?
તમારા વૉઇસ રેકોર્ડિંગ્સ બનાવી રહ્યાં છીએ
તમે ઓડિયો રેકોર્ડિંગ જાતે બનાવી શકો છો અથવા ‘રોબોટિક’ જવાબ દેશની ઇમેઇલ સૂચિ આપનારા એટેન્ડન્ટ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો. રોબોટિક અવાજ અને માનવ અવાજ વચ્ચે નિર્ણય કરવો એ ખરેખર વ્યક્તિગત પસંદગી પર આધારિત છે – બંનેના ગુણદોષ છે. જ્યારે દરેક સંસ્થાની પોતાની આગવી શૈલી હશે, જ્યારે તમારા રેકોર્ડિંગ્સ બનાવવાની વાત આવે ત્યારે નીચેની સામાન્ય ટિપ્સ છે:
સમગ્ર સમયે સમાન અવાજનો ઉપયોગ ક
રો, ઉદાહરણ તરીકે, સ્વયંસંચાલિત અને માનવ વચ્ચે સ્વિચ કરશો નહીં.
પ્રારંભિક સંદેશાઓને ઉપયોગી બનાવો, પરંતુ સંક્ષિપ્ત.
ગતિ સ્થિર રાખો.
વિવિધ પ્રકારના “હોલ્ડ પર” સંદેશાઓનો ઉપયોગ કરો.
કલકલ ટાળો અને શબ્દની પસંદગી સરળ રાખો.
જ્યાં શક્ય હોય ત્યાં કાનૂની અનુપાલન/અસ્વીકરણ માહિતી મર્યાદિત કરો.
જો તમે રોબોટિક અવાજનો ઉપયોગ કરો છો, તો એવા શબ્દો/શબ્દસમૂહનો ઉપયોગ મર્યાદિત કરો જે આશ્રયદાયી દેખાઈ શકે દા.ત. “આપનો દિવસ સરસ રહે.”
અતિશય વિરામ અથવા વિલંબ ટાળો.
શ્રેષ્ઠ IVR સેવા માટે ટોચની ટિપ્સ
તમારું IVR સેટઅપ કરતી વખતે નીચેની ટીપ્સ ઉપયોગી સાબિત થઈ શકે છે:
તમારી વિકલ્પોની સૂચિ શક્ય તેટલી ટૂંકી બ
નાવો; પાંચ કરતાં ઓછું શ્રેષ્ઠ છે. લાંબી સૂચિઓ નિરાશાનું કારણ બની શકે છે અને કૉલર આખી સિસ્ટમને બાયપાસ કરવા માટે લલચાઈ શકે છે.
વિકલ્પોને બે કે ત્રણ સ્તર સુધી ઊંડા રાખવાનો પ્રયાસ કરો.
શક્ય સર્વોચ્ચ ગુણવત્તાની વૉઇસ રેકોર્ડિંગ બનાવવા અને હોલ્ડ-મ્યુઝિક અને સાઉન્ડ લૂપ્સ બનાવવા ઑડિયો એડિટિંગ સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરો.
વિવિધ ઉપકરણોમાંથી પરીક્ષણ કરીને ખા
તરી કરો કે તમારી ધ્વનિ રેકોર્ડિંગ ખૂબ મોટેથી અથવા ખૂબ શાંત નથી.
જુદા જુદા કામકાજના કલાકો માટે વિવિધ વર્ઝન શેડ્યૂલ કરો.
જો તમે વૉઇસ-રિસ્પોન્સ ટેક્નોલોજીનો ઉપયોગ કરો છો, તો ટચ ટોન રિસ્પોન્સ વિકલ્પ પણ ઑફર કરો (દા.ત. “ટોન પછી, કૃપા કરીને તમારો એકાઉન્ટ નંબર કહો અથવા તમારા કીપેડ પર દાખલ કરો”.)
તમારી સિસ્ટમની જાળવણી અને સુધારણા એકદમ સરળ હોવી વ્યાકરણ અનુવાદ પદ્ધતિ પોલિયન શું છે જોઈએ. તમે બહાર નીકળવાની પ્રક્રિયાના ભાગ રૂપે સિસ્ટમમાંથી કોઈપણ છોડનારને દૂર કરવા માંગો છો અને જરૂર મુજબ નવા કર્મચારીઓ અને વિકલ્પો ઉમેરવા જોઈએ. તમે કર્મચારીઓ અને ગ્રાહકોના પ્રતિસાદને ધ્યાનમાં લઈ શકો છો અને સુધારણા માટેના ક્ષેત્રોને ઓળખવામાં મદદ કરવા માટે કૉલ લૉગ/ફરિયાદોની સમીક્ષા કરી શકો છો.
VoIP હોલસેલ કેરિયર પસંદ કરી રહ્યા છીએ
તમારા સેવા સ્તરો અને વૃક્ષને વ્યાખ્યાયિત કરવા માટે, તમે પ્રતિષ્ઠિત જથ્થા tr નંબરો બંધ વાહક પાસેથી શ્રેષ્ઠ સંભવિત સિસ્ટમ કાર્યક્ષમતા ઇચ્છશો. તીવ્ર સ્પર્ધા સાથે, કિંમતોના તફાવતો ખૂબ નાટકીય ન હોવા જોઈએ જેથી તમે કૉલ ગુણવત્તા, ગ્રાહક સેવા અને જાળવણી જેવા પરિબળો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માંગો છો.
IDT એક્સપ્રેસ 45 થી વધુ દેશોમાં જથ્થાબંધ ડીઆઈડી ઓફર કરે છે, તમામ બજાર-અગ્રણી દરો સાથે. વધુ માહિતી માટે અને અમારી સેવાઓ તમારી જરૂરિયાતોને કેવી રીતે પૂરી કરી શકે છે તે જોવા માટે, શા માટે આજે જ અમારી વેબસાઇટ પર એક નજર ન નાખો ?